Park Hotel Tornion Rekisteriselosteet

Tässä dokumentissa on kolme rekisteriselostetta:

Asiakasrekisteri
Sähköpostirekisteri Kameravalvontarekisteri Rekisteriselosteet tulee olla laadittuna henkilötietolain 523/1999 perusteella.

Asiakasrekisteri

1. Rekisterin pitäjä
Park Hotel Tornio, Itäranta 4, 95400 Tornio

2. Rekisterinhoitaja
Suvi Kärenlampi, myyntipäällikkö

3. Rekisterin nimi
Park Hotel Tornion asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:
– asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
– varausten hoitaminen
– maksaminen, maksujen valvonta ja perintä
– rekisterinpitäjän tavaroiden ja palvelujen markkinointi
– rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
– asiakkaiden ruokailuun liittyvien pöytävarausten tekeminen ja kokoustilojen varaaminen
– kanta-asiakkaiden toiveiden huomioon ottaminen ja asiakaspalvelun kehittäminen sekä tarjonnan kohdistaminen
Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1, 2, 5 ja 6 kohtaan.

5 Rekisterin tietosisältö
Asiakkaista kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot:
– asiakastiedot: nimi, syntymäaika, asiakasnumero, yhteystiedot (esim. puhelimen ja matkapuhelimen numero sekä sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto) yhteydenottoa varten, arvo tai ammatti, kielikoodi, sukupuoli, kansalaisuus, asiakkaan kanssa yöpyneiden aikuisten ja lasten lukumäärä sekä laskutusyhteystiedot
– asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot
– varaustiedot (esim. tiedot aiemmin tehdyistä varauksista ja tulevista varauksista)
– palvelujen käyttöön liittyvät tiedot: esim. palvelujen käyttö-, osto- ja peruutustiedot ja tieto, mistä hotellista tai ravintolasta asiakas on ostanut palvelun
– asiakkaan toiveisiin ja valintoihin liittyvät tiedot: esim. huoneen tai pöydän savuttomuus, huoneen tasotiedot ja tiedot hänen haluamistaan palveluista
– asiakkaan maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot (mukaan lukien maksuviivetiedot) sekä laskutustiedot
– asiakkaan suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä suoritettavaan suoramarkkinointiin
– lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot
– harrastus- ja kiinnostustiedot
– muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot (esim. tiedot asiakkaan ilmoittamista liikuntarajoituksista, vammoista ja sairauksista, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi)

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tietolähteet ovat: – hotellin varaus ja laskutusjärjestelmät
– asiakkaan kanssa käydyt sähköposti- ja puhelinkeskustelut
– Park Hotel Tornion ja sen kumppaneiden www –palveluihin asiakkaan toimesta syötetyt tiedot.
Tiedonkeruu: Henkilötietoja kerätään henkilötietolakia noudattaen asiakkaan tehdessä huone-, pöytä- tai kokouspalveluvarauksia puhelimella, faxilla, sähköpostilla tai www-sivujen kautta.
Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1 kohta) ja hänen haluamiinsa palveluiden varauksiin ja ostoihin liittyvistä tapahtumista (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 2 ja 5 kohdat). Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.
Park Hotel Tornio säilyttää asiakkaita koskevia tietoja asiakkaan ja Park Hotel Tornion välisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Asiakassuhde katsotaan päättyneeksi, kun asiakkaan edellisestä majoitus- kokous tai ravintolapalvelun ostosta on kulunut yksi vuotta, tämän jälkeen asiakkaan tiedot hävitetään Park Hotel Tornion järjestelmästä.

7. Tietojen säännönmukainen luovutus
HENKILÖTIETOLAIN 24 §:N MUKAINEN INFORMAATIO ASIAKKAILLE Rekisteriseloste on nähtävänä hotellin vastaanotossa osoitteessa Itäranta 4, 95400 Tornio.
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Kun asiakas haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee lähettää omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö Park Hotel Tornioon yllä mainittuun osoitteeseen. Asiakas voi myös käydä Park Hotel Torniossa henkilöllisyyden todistava asiakirja mukanaan. Tarkastuspyynnössä asiakkaan tulee ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. Park Hotel Tornio toimittaa kirjallisen vastauksensa asiakkaalle 30 päivän kuluessa siitä, kun asiakas on käynyt henkilökohtaisesti Hotellissa tai kun asiakkaan kirjallinen tarkastuspyyntö on saapunut Hotelliin.
Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää virheen korjaamista koskevan pyynnön.
Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten, sekä peruuttaa annettu suostumus tietojen käsittelyyn niiltä osin kun käsittely perustuu suostumukseen.
Asiakkaalla on oikeus häntä koskevien tietojen siirrosta järjestelmästä toiseen.
Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle häntä koskevien tietojen käsittelystä.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei siirretä, eikä niitä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A MANUAALINEN AINEISTO Manuaalista aineistoa säilytetään kunnes tiedot on syötetty asianmukaisiin järjestelmiin. Manuaalinen aineisto tuhotaan sen käytyä tarpeettomaksi.

B ATK:ssa KÄSITELTÄVÄT TIEDOT Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä Park Hotel Tornion palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.
Tiedot sijaitsevat Park Hotel Tornion suljetussa verkossa, joka on suojattu teknisesti palomuurilla.

Sähköpostirekisteri
1. Rekisterin pitäjä
Park Hotel Tornio, Itäranta 4, 95400 Tornio

2. Rekisterinhoitaja
Suvi Kärenlampi, myyntipäällikkö

3. Rekisterin nimi
Park Hotel Tornion sähköpostirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:
– asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen

5 Rekisterin tietosisältö
Asiakkaista kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot:
– asiakastiedot: nimi ja sähköpostiosoite

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Yritysten www- sivut

7. Tietojen säännönmukainen luovutus
HENKILÖTIETOLAIN 24 §:N MUKAINEN INFORMAATIO ASIAKKAILLE Rekisteriseloste on nähtävänä hotellin vastaanotossa osoitteessa Itäranta 4, 95400 Tornio.

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Kun asiakas haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee lähettää omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö Park Hotel Tornioon yllä mainittuun osoitteeseen. Asiakas voi myös käydä Park Hotel Torniossa henkilöllisyyden todistava asiakirja mukanaan. Tarkastuspyynnössä asiakkaan tulee ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. Park Hotel Tornio toimittaa kirjallisen vastauksensa asiakkaalle 30 päivän kuluessa siitä, kun asiakas on käynyt henkilökohtaisesti Hotellissa tai kun asiakkaan kirjallinen tarkastuspyyntö on saapunut Hotelliin.

Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten, sekä peruuttaa annettu suostumus tietojen käsittelyyn niiltä osin kun käsittely perustuu suostumukseen.

Asiakkaalla on oikeus häntä koskevien tietojen siirrosta järjestelmästä toiseen.

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle häntä koskevien tietojen käsittelystä.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei siirretä, eikä niitä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A MANUAALINEN AINEISTO Manuaalista aineistoa säilytetään kunnes tiedot on syötetty asianmukaisiin järjestelmiin. Manuaalinen aineisto tuhotaan sen käytyä tarpeettomaksi.

B ATK:ssa KÄSITELTÄVÄT TIEDOT Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä Park Hotel Tornion palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

Tiedot sijaitsevat Park Hotel Tornion suljetussa verkossa, joka on suojattu teknisesti palomuurilla.

Kameravalvontarekisteri
1. Rekisterin pitäjä
Park Hotel Tornio, Itäranta 4, 95400 Tornio.

2. Rekisterinhoitaja
Suvi Kärenlampi, myyntipäällikkö

3. Rekisterin nimi
Park Hotel Tornion kameravalvontarekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Hotellin yleisissä tiloissa toteutettu kameravalvonta muodostaa henkilötietolain (523/99) mukaisen henkilötietorekisterin. Lisäksi kameravalvonnassa noudatetaan Lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).

Rekisterin (kuvatallenteiden) avulla Park Hotel Tornio voi huolehtia henkilöturvallisuudesta, kiinteistössä tapahtuvan liiketoiminnan turvallisuudesta, henkilökuntaan ja omaisuuteen kohdistuvan rikollisuuden ehkäisemisessä ja aiheutettujen vahinkojen vastuukysymysten selvittämisessä, kiinteistön kunnon ja järjestyksen ylläpidosta.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 16 § Työnantajalla on oikeus käyttää rekisterin tietoja yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.

Kameravalvontaa on mahdollista seurata reaaliaikaisena niistä valvontapisteistä, joissa valvonta on tarpeen turvallisuuden tai kulun valvonnan kannalta.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterin tietosisältönä on valvontakameroiden kuvamateriaali, johon on lisätty tarvittavaa teknistä tietoa kuten kameran sijainti ja kuvaushetken päiväys ja kellonaika.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoa rekisteriin tuottaa Park Hotel Tornioon asennettu kameravalvontajärjestelmä. Rekisterillä ei ole yhteyttä muihin tietolähteisiin.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Vastaanotossa kameravalvontaa on mahdollista seurata reaaliaikaisena niistä valvontapisteistä, joissa valvonta on tarpeen turvallisuuden tai kulun valvonnan kannalta. Muutoin tietoja ei käytetä tai luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja käsitellään tai niitä luovutetaan vain kohdassa 4 kuvattujen rekisterin käyttötarkoitusta vastaavissa tilanteissa.

Jokaisella on henkilötietolain mukainen tarkastusoikeus henkilorekisterissä oleviin itseaan koskeviin tallenteisiin, kuvaan ja ääneen.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö voidaan esittää joko omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitajan luona kaymalla. Pyynnön esittäjän tulee ilmoittaa tiedon etsimiseksi paikka ja mahdollisimman tarkka aika, jolloin kuvaaminen olisi tapahtunut. Pyynnon esittajan suositellaan liittää tarkastusoikeuspyyntoon oma kuvansa. Tarkastusoikeus toteutetaan kahden viikon kuluessa pyynnön esittämisestä.

Tarkastuspyyntöä koskevan ajankohdan tallenteet säilytetään normaalista säilytysajasta poiketen pidempi aika, kunnes tarvetta aineistolle ei enää ole.

HENKILÖTIETOLAIN 24 §:N MUKAINEN INFORMAATIO ASIAKKAILLE Nauhoittavasta kamaravalvonnasta on ilmoitus sisäänkäyntien yhteydessä.
Rekisteriseloste on nähtävänä Park Hotel Tornion vastaanotossa osoitteessa Itäranta 4, 95400 Tornio.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei siirretä, eikä niitä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A MANUAALINEN AINEISTO Rekisteriin ei liity manuaalista aineistoa.

B ATK:ssa KÄSITELTÄVÄT TIEDOT Rekisteriin liittyvät tallentimet ja aineiston säilytys on lukitussa tilassa.
Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä Park Hotel Tornion palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

Tiedot sijaitsevat Park Hotel Tornion suljetussa verkossa, joka on suojattu teknisesti palomuurilla.

Tietoja käsitellään tai niitä luovutetaan vain kohdassa 4 kuvattujen rekisterin käyttötarkoitusta vastaavissa tilanteissa.

Rekisterin tiedot (nauhoitteet) säilytetään enintään 3 kuukautta. Mikäli säilytysaikana tulee ilmoitus tapahtuneesta vahingonteosta tai muusta rikoksesta, nauhoitusta säilytetään tältä osin rikoksen selvittämiseksi tarvittavan ajan.